En pos de alcanzar las metas que nos proponemos, es importante establecer distintos tipos de objetivos y plazos. El Ing. Santiago Battan, Director de Inteligencia y Planning de Universidad Siglo 21, publicó un artículo en la revista Buenos Negocios en el que dió claves para cumplir con nuestras metas 2019. Leé la primera parte del artículo aquí.

Considerando el desafío que representa alcanzar las metas que nos proponemos cada nuevo año, ya sean en nuestra vida personal o en nuestro negocio, nos detendremos en el factor tiempo para acercarnos a lo que proyectamos. Veremos que existen distintos tipos de plazos y objetivos para arrimarnos a la meta.

No existe una respuesta académica a la pregunta ¿qué plazo deben tener las metas?, pero puedo desde mi experiencia ofrecer una mirada al respecto. Las metas no deben ser solo de corto o largo plazo, sino que debe haber un conjunto de ambas.

Las metas de corto plazo son aquellas que encaminan mi rumbo/el de mi organización y permiten que rápidamente pueda corregirlo si detecto que no es el adecuado, también son las que ayudan en la motivación de mis equipos ya que permiten mostrar resultados rápidamente. Pero son las metas de largo plazo aquellas que logran que los cambios se hagan cultura y que los resultados se hagan beneficios para todo el ecosistema organizacional/familiar. También es a través de estas que puedo generar cambios estructurales que hagan que mi organización sea autosustentable en la búsqueda de los objetivos.

Sin ser una regla rígida que determine cuánto debe durar cada tipo de meta (periodo de evaluación), se pueden establecer acuerdos que nos ayudan a establecer plazos útiles a cada tipo: metas de corto, mediano y largo plazo. Aquí unas propuestas:

  • Objetivos a corto plazo.Los objetivos a corto plazo suelen tener una duración de 3 a 6 meses si nos referimos a organizaciones chicas o medianas. Cuando se trata de organizaciones multinacionales o de gran tamaño, estos plazos se pueden duplicar. En cuanto a la medición y evaluación de los KPI, se recomienda que dichas tareas se lleven a cabo de manera mensual cuando de metas de corto plazo se trata. En organizaciones de mayor envergadura los plazos de medición y seguimiento de las variables se pueden extender.
  • Objetivos a medio plazo.Es un objetivo que queremos conseguir en tiempo moderado, su duración podría estar en un rango de 12 a 24 meses. En estos casos el seguimiento de avance de los KPIs se recomienda en plazos no menores a 6 meses o anuales.
  • Objetivos a largo plazo.Son los objetivos que quiere alcanzar la organización con vista a los próximos 5 años. Generalmente están enmarcados en un plan estratégico global, que incorpora variables de contexto micro y macro económico, modelos de negocio, planes de marketing o de producción, dependiendo la envergadura y tipo de organización que este bajo planeación. En este caso, se recomienda realizar el seguimiento de los KPIs en periodo cercano al año y realizar los ajustes de metas, objetivos y/o KPI acorde a como sean los resultados.

Establecer objetivos y alcanzarlos en los plazos definidos

Las metas que se definen organizacionalmente pueden tener diferentes intereses o describir desde diversos puntos de vista lo que la organización planea lograr, por ejemplo, en market share, crecimiento, facturación, posicionamiento frente a políticas o imagen, rentabilidad, etc.

También se pueden establecer metas para lograr cambios internos, como la expansión del personal, la mejora del clima laboral, la eficiencia del gasto operativo o simplemente para subir la moral de los empleados. Las organizaciones deben definir, como hemos venido relatando, metas que representen su identidad y futuro, y estas deben estar correctamente definidas para que puedan ser alcanzadas.

Es aquí donde se sugiere que al definir metas/objetivos se utilice un estándar de esta actividad, que es el uso de la regla SMART. La regla SMART es llamada así por las iniciales en inglés de Specific (específico), Measurable (medible), Achievable (realizable), Realistic (realista) y Time-Bound (limitado en tiempo).

Si te planteas cómo definir objetivos y metas para tu organización, comenzá por aclarar tus prioridades y la dirección a donde querés llevarlas. Luego trabaja con la regla SMART definiéndolas:

  • S-Específicos, quiere decir que debemos definir nuestras metas/objetivos claramente e identificando qué queremos lograr.
  • M-Medibles, las metas/objetivos definidos deben poder ser medibles a través de indicadores claves de desempeño (KPIs) para determinar su eficiencia.
  • A-Alcanzables, debemos tener en cuenta que cada una de las metas/objetivos que definamos debe quedar enmarcada en la razonabilidad del cumplimento, es decir debe estar dentro de las posibilidades del personal y del presupuesto asignado. Pocas cosas son más desmotivantes para los empleados de una organización que enfrentar metas que son imposibles de alcanzar, ya sea por falta de presupuesto, empower, dedicación, habilidades y/o insuficiencia de planeación.
  • R-Relevantes, las metas/objetivos deben ser aportantes “sin equa non” al plan estratégico que la organización haya definido, caso contrario es muy probable que necesitemos revisarlas, ya que la organización fija su misión y visión a través de dicho plan y si las acciones intermedias no dirigen sus resultados hacia ese foco, es probable que no sean tan importantes.
  • T-Tiempo, todo objetivo/meta debe estar contenido en un tiempo específicode consecución. De lo contrario se hace imposible su seguimiento y medición, y generalmente se terminan dilapidando esfuerzos y recursos si esta definición no es clara y concisa. La definición de los tiempos debe tener en consideración que algunas metas/objetivos son resultantes de logros de otras que las anteceden, razón por la cual es importante prever esto cuando se les asigna un plazo de cumplimiento.

¿Cómo puedo asegurarme de tener metas/objetivos óptimos?

No existe una regla que garantice que mis metas son las correctas y tampoco se puede asegurar que aquellas que he considerado correctas para un momento de mi vida u organización se mantengan en ese status todo el tiempo.

Tanto las metas como los resultados que aspiro conseguir (medibles a través de KPI – Key Performance Indicator) deben ser monitoreados de forma periódica para saber cuán cerca o alejado de los mismos estoy. Como dijo Peter Drucker, “tan importante como fijar metas es poder medirlas en su evolución, ya que no es posible controlar ni mejorar algo que no se mide”.

Las metas organizacionales no son un “commodity” que pueda copiarse o extrapolarse de una organización a otra, son específicas para cada organización en un tiempo determinado y bajo condiciones especiales que deben ser relevadas y tenidas en consideración a la hora de su implementación y seguimiento.

Para ser exitosas, las metas dependen no solo de haber sido correctamente definidas (respetado el modelo SMART antes detallado), sino que deben ser lideradas por el alto management organizacional. También debe haber un equipo con las condiciones necesarias para llevarlas adelante y, en todos los casos, las metas deben estar totalmente alineadas con los objetivos estratégicos/plan estratégico de la organización.

Por ello, siempre decimos que para alcanzar nuestras metas es imprescindible seguir estos pasos: definir las metas correctas (preferentemente basadas en la regla SMART), asignarlas a los colaboradores adecuados, medirlas periódicamente y evaluar su cumplimiento. Si las metas no están siendo alcanzadas, la organización con autoridad crítica debe entender por qué está sucediendo esto y, de ser necesario, realizar los ajustes operativos/estratégicos necesarios para alcanzarlas. Si esto no fuera suficiente, quizás sea el momento de repensar las metas definidas.

Luego de haber definido mis metas/objetivos anuales, se hace casi tan crítico como tenerlas la tarea de comunicación o “cascadeo” hacia nuestros equipos de trabajo, definiéndoles objetivos menores y sus respectivos KPI. De esta manera, el cumplimiento parcial de metas de los empleados más operativos irá siendo la base para llegar al cumplimiento global de las metas y objetivos de toda la organización.

¿El alcanzar mis objetivos me garantiza el éxito?

Lamentablemente la respuesta a esta pregunta es “no siempre”, ya que es posible que mis metas no hayan sido definidas correctamente, que la coyuntura de la micro o macro economía haya variado, que la legislación que existía o una nueva que se sancionó modifiquen el “status quo” legal del país, o que varias de estas condiciones hayan ocurrido en conjunto generado nuevos escenarios que no me permitan alcanzar lo planeado. Por eso, podemos aseverar que la definición de metas no me garantizará el éxito. Sin embargo, me atrevería a afirmar que, en paralelo, es casi imposible ser exitoso sin la construcción de metas que definan el rumbo de mi organización.

La primera parte de este artículo, aquí.

*Publicado en la revista Buenos Negocios.